重庆合同纠纷律师:询证函在合同纠纷诉讼案件中的作用

01.会计事务所违规被罚

广州中院对全国首例证券集体诉讼案宣判,媒体更多关注的是,康美药业5名独立董事面临的上亿元“天价罚单”。我在读判决书的时候,还注意到,康美药业的审计方——广东正中珠江会计事务所(以下简称正中珠江)也被判决对5万余名投资者24.59亿元损失承担连带清偿责任。

在一审判决书中,法院认为,正中珠江未实施基本的审计程序行为,导致康美药业严重财务造假未被审计发现,影响极其恶劣。

法院所称的“未实施基本的审计程序行为”,包括“函证回函率较低时未实施替代性程序”。另据中国证监会〔2021〕4号《市场禁入决定书》披露,康美药业在2016年年报审计期间,正中珠江的职员,伙同康美药业员工伪造询证函的发函路径对于康美药业的供应商,有愿意配合回函的,才将询证函寄出;不愿意配合回函的,就执行替代性程序。

决定书还披露,正中珠江每年函证的回函比例都较低,2016年应收账款回函比例仅为30.89%。针对应收账款函证未回函的情况,正中珠江计划实施替代性程序,但实际上对102个客户未执行替代性程序,不符合《中国注册会计师审计准则》相关规定。

02.询证函对注会的意义

所谓询证函,是指由审计师(或其他鉴证业务执行人)以被审计者的名义向被询证人发出的,用以获取被询证人对于被审计者相关信息或现存状况的声明。

而根据被询证人的不同,询证函可以分为银行询证函、企业询证函和律师询证函等。本文讨论的重点,专指企业询证函。

企业询证函,是向被审计者的债权人和债务人发出的询证函,用以检查被审计者特定日期债权或债务的存在和权利或义务。企业询证函通常包括双方在截止于特定日期的往来款项余额。

寄发询证函以获取审计证据的审计程序或者过程,就称为函证。根据《中国注册会计师审计准则第1312号——函证》,实施函证程序,可以帮助注册会计师获取可靠性高的审计证据,以应对由于舞弊或错误导致的特别风险。

从这个角度而言,正中珠江正是没有严格实施函证程序,未能发现康美药业财务造假,继而给众多投资者造成重大损失。可见,询证函在企业审计过程中,对注册会计师防范风险具有重要作为。

尽管审计人员在发送询证函时,往往采用审计业务中通用的格式,会在询证函上备注“只为对账并非请求付款”;也有财务人员在和供应商、客户对账发询证函时,认为公司在询证函上盖章确认,没有法律风险,不会产生相应的法律效力,不能作为诉讼中的证据,但现实中,法院对于询证函的看法,却并不是想象的那样简单。

对于律师而言,询证函在诉讼过程中的重要作用,也完全不可小觑。试举我自己亲身代理的两个案例。在这两起案件中,询证函都对案件的走向,起到了关键性作用。

03.诉讼中的“神助攻”

2018年12月,我代理了一起买卖合同纠纷案。上海一家包装公司,委托我起诉重庆一家食品公司,要求对方支付包装材料货款。包装公司现有的证据,除了双方的买卖合同、转账记录之外,还有一份《企业询证函》。

这份询证函,是买家食品公司盖章后,通过一家会计事务所邮寄给卖家包装公司的。询证函载明,截止2016年12月31日,食品公司仍欠付包装公司的金额为213万余元。

此后,食品公司又支付了部分款项,但仍拖欠大部分款项未支付。由于双方签订合同较多,往来账目复杂,要想组织证据证明食品公司最终欠付的具体金额1771405元,不仅证据复杂,而且计算起来还有一定难度。

正式立案后,在等待开庭的时间,我一直在思考,如何才能更简单、更准确地向法官解释清楚,原告第1项诉讼请求中1771405元的具体计算方式。

但未等到正式开庭,原告包装公司给我提供了一份新证据,是另外一份《企业询证函》。原来,立案后不久,被告食品公司委托的会计事务所,又向原告包装公司邮寄了一份《企业询证函》。询证函清楚地载明,截止2018年12月31日,食品公司欠付包装公司的金额为1771404.98元。

收到被告公司主动送上的这份证据,作为原告包装公司的代理律师,我心里一阵暗喜,“简直就是神助攻!”

庭审中,我向法庭举示了这两份《企业询证函》,特别是第二份询证函,间接证明了原告诉请金额的正确性和合理性。

当被告代理律师提出,被告已经偿还了部分款项,原告诉请金额计算有误时,法官当庭向被告律师发问,“被告第二份《企业询证函》,载明欠款金额和原告起诉的金额是一致的,被告对此如何解释”?

被告律师对此当然无法解释,只答复庭后向被告核实后再回复。

半年后,重庆市江北区人民法院作出一审判决,支持了原告的全部诉讼请求,判决被告食品公司向原告支付177万余元货款及170余万违约金。

04.15份合同1份询证函1个案子

在我代理的另外一起建设工程劳务分包合同纠纷中,同样是被告方发过来的询证函,则起到了另外意想不到的作用。

我代理的原告是重庆一家建筑劳务公司,从2012年起,这家劳务公司就和重庆一家机械公司合作了大量项目,双方共签订了15份《建设工程劳务分包合同》,合同金额总计4000余万元。2018年,因为一起生产安全事故,双方终止了合作关系。

合作期间,被告机械公司并未严格按每份合同的金额付款,而是先向劳务公司提出开票要求,在收到发票之后再转账支付。对往来账目核对后,劳务公司发现,已开发票总额扣除机械公司已付的金额,对方还有348万余元工程款没有支付。协商未果后,劳务公司遂委托我代理起诉。

在准备起诉材料的时候,发现一个大问题。15份合同每个项目地址都不一样,如果起诉立案,根据专属管辖,至少得去不同项目所在地法院,立15个不同的案子。

但是,被告机械公司并非严格按照每一份合同的履行情况付款,而是将全部合同金额汇总、拉通后分阶段付款,如果要严格区分每一份合同的已付款和未付款,计算过程将非常困难,举证也会非常复杂。

万幸的是,劳务公司除了提供合同、发票和转账凭证作为证据外,还有一份证据,是机械公司在2018年3月邮寄过来的《企业询证函》。询证函载明,截止2017年12月31日,机械公司欠付劳务公司的款项为3486759.80元,和劳务公司自己核算的金额完全一致。

于是,我拿了15份合同中最近签订的一份,又复印了《企业询证函》作为证据,在最近签订的合同项目所在地的重庆市某区人民法院立了案。不得不说,这是一招险棋,劳务公司的诉求,完全有可能会被法院驳回。但基于1份询证函,立1个案子,又并非完全没有理由。

开庭时,我向法庭提交了全部15份合同,还有全部的发票、转账凭证,以及《企业询证函》,拟证明原告起诉金额348万余元的计算方式。

第一次开庭,被告代理律师先是抗辩15份合同不应合并审理,应驳回后分别起诉。而后又提出,被告在《企业询证函》发出后,另外支付了部分付款,但未被扣减,原告起诉金额有误,不应得到法院支持。

显然,根据被告的抗辩,原告的诉求有被法院全部驳回的风险。但被告是一位值得尊敬的对手,也可能是因为其国企身份,不愿意在庭审中虚假陈述。在第二次庭审中,对方代理律师出具了一份内部财务报表,拟证明被告欠付原告的金额,实际为306万余元。

案件突然有了转机。

经双方核对发现,原告起诉的346万余元,与被告认可的306万余元之间,之所以会有42万余元的差额,系双方对15份合同中“上浮比例”的约定理解存在分歧所致。但对于合同中“上浮比例”的理解分歧,显然不是本案的争议焦点,也非法官审理的重点。

在充分告知本案的证据风险后,原告最终同意我的意见,变更诉讼请求,按被告财务报表确定的欠付金额306万余元主张工程进度款,并得到了法院的支持。

05.充分认识询证函的作用

当然,询证函在诉讼中的作用,远不止我在前文中论及的。

证明债权债务的性质、日期、金额和余额,只是作用之一。另外,询证函还可以用来主张诉讼时效的中断,或者超过诉讼时效后重新确认债权债务等,限于篇幅,本文不再赘述。

对于注册会计师而言,在审计时应特别注重询证函在审计过程中的重要作用,规范函证流程,尽量规避风险。对于企业财务人员而言,也应注意到,询证函在诉讼案件中的重要作用,在向供应商或客户邮寄询证函时,不得不谨慎对待。对于律师,充分认识询证函的作用,可以有效代理诉讼案件,成功实现诉讼目的。

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